Mit der stetig zunehmenden Digitalisierung von Daten hat sich der Büroalltag in Unternehmen gravierend verändert, so dass auch die IT-Struktur eines jeden Office heutzutage mit zwei entscheidenden Anforderungen konfrontiert wird.

Mobilität:

Es ist aus modernen Büros nicht mehr wegzudenken, dass mehrere Mitarbeiter von unterschiedlichen Orten aus via Intra- oder Internet auf ein- und dasselbe elektronische Dokument zugreifen und dieses bearbeiten. In diesem Sinne bedeutet Hosted Exchange, dass E-Mails, Kontakte, Kalender, Termine, To-Do-Listen und weitere Daten zentral abgelegt, verwaltet und synchronisiert werden, damit sie kontinuierlich auf dem je aktuellen Stand sind, wenn sie von mehreren berechtigten Anwendern über mobile Endgeräte abgerufen und verändert werden.

Archivierung:

Die Gesetze zur revisionssicheren Aufbewahrung von Geschäftsdokumenten umfassen inzwischen auch den ein- und ausgehenden E-Mail-Verkehr. Revisionssichere Archivierung bedeutet nach GoBS u.a.: Vollständigkeit, Schutz vor Veränderung und Verfälschung, Sicherung vor Verlust, Nutzung nur durch Berechtigte, Einhaltung der Aufbewahrungsfristen sowie Sicherheit, Dokumentation, Nachvollziehbarkeit und Prüfbarkeit des Gesamtverfahrens. Hosted E-Mail Archivierung steht für eine zentrale Lagerung und Sicherung der Daten bei dezentralen Zugriffsmöglichkeiten. Neben der Rechtskonformität und –sicherheit bietet ein zentrales und strukturiertes Ablagesystem daher zudem den (nicht nur geldwerten) Vorteil, Informationen schneller aufzufinden und sich gegen den etwaigen Verlust relevanten Wissens oder auch interner Absprachen abzusichern.

Ein reibungsloser und gegen Datenmissbrauch durch unbefugte Dritte gesicherter Ablauf der Prozesse um Hosted Exchange und revisionssichere Hosted E-Mail-Archivierung setzt technisches und rechtliches Know-how voraus. Schließlich gilt es, beim komplexen Zusammenspiel aus entsprechender Server-, Client-, Intra- und Internetsoftware, Dokumenten-Management-Systemen (DMS), Synchronisationsprotokollen, Berechtigungen, Verschlüsselungs- und Archivierungssystemen sowie Speicherplatzverwaltung auf der einen Seite und den spezifischen Anforderungen sowie Mitteln eines bestimmten Unternehmens auf der anderen Seite den Überblick zu wahren.

e p s - Computertechnik berät Sie zum Gesamtkonzept, indem bewährte Standard-Lösungen individuell auf die Bedürfnisse Ihres Unternehmens zugeschnitten werden. 

Office & Exchange

 

Office 365

Office 365 ist MS Office in der Cloud

Mit Office 365 hat Microsoft die Office-Software als Cloud-Version entwickelt: Unternehmen können von überall aus auf Textverarbeitungs-, Tabellenkalkulations- und Datenbankprogramme zugreifen. Dadurch entfällt die Installation, was insbesondere Unternehmen mit einer großen Zahl von Endgeräten (inklusive Smartphones und Tablets) zugute kommt.

Unternehmen können Nutzer ebenso wie zusätzliche Dienste einfach hinzufügen und neuen Mitarbeitern dadurch unkomplizierter einen Endgeräte-Pool mit stets aktueller Office-Software zur Verfügung stellen. Microsoft stellt Office 365 im Rahmen von Abonnements zur Verfügung. Die bei der Anschaffung von konventioneller Office-Software hohen Investitionen werden gegen die Abo-Kosten getauscht, wodurch sich ein Liquiditätsvorteil ergibt.

Funktionsumfang von Office 365

Für den Jahresbeitrag erhalten Sie je nach gebuchtem Paket die Lizenz für z. B. fünf Nutzer. Dafür erhalten Sie neben den jeweils aktuellsten Versionen von Word, Powerpoint, Outlook, Excel und OneNote häufig zusätzliche Leistungen wie z. B. virtuellen Speicher. Am Funktionsumfang der Programme ändert sich gegenüber Versionen mit Download oder Datenträger nichts.

Ein Nachteil von Office 365: Da kein Download und keine Festinstallation erfolgen erfordert der Zugriff auf die Programme einen Zugang zum Internet und die Verfügbarkeit der Anwendungen in der Cloud. Microsoft gibt die Verfügbarkeit mit 99,9 Prozent an.

Zu den wichtigsten Vorzügen von Office 365 im Hinblick auf laufende Bearbeitungsprozesse zählt die automatische Synchronisierung, die bei Office-Produkten bislang nicht selbstverständlich ist. So greifen die Mitarbeiter im Außendienst auf dieselben Datenbanken und Dokumente zu wie die Mitarbeiter im Innendienst – auch wenn die letzte Änderung erst wenige Minuten zurückliegt.

Eignet sich Office 365 für jedes Unternehmen?

Auch wenn „Arbeiten in der Cloud“ langfristig ein großer Trend sein dürfte sollten Sie Office 365 keinesfalls ohne eingehende Prüfung einsetzen. Häufig lassen sich die Vorzüge im Rahmen bereits bestehenden Infrastruktur ebenso erreichen, ohne dass mögliche Nachteile von Office 365 zu Tage treten. Die Schwachstellen des Produkts sollten Sie unbedingt ins Kalkül ziehen: Ihr Unternehmen ist bei Cloud-Officelösungen auf Dritte angewiesen und muss möglicherweise sensible Daten auf unbekannten Servern parken!

Falls Sie sich für den Umstieg auf Office 365 entscheiden sollten Sie bei der Implementierung unbedingt ein IT Systemhaus beauftragen. Der Transfer des vorhandenen Datenpools kann aufwändig und mit beträchtlichen Sicherheitsrisiken verbunden sein.

Immer auf dem neuesten Stand

Mit Office 365 arbeiten Sie immer mit der neuesten Office Version und müssen sich keine Gedanken mehr machen über Updates und Kompatibilitätsproblemen zwischen den einzelnen Office Versionen.

Dokumente und Einstellungen werden über alle Geräte synchronisiert, so dass Sie von überall mit demselben Speicherstand arbeiten können, sobald Sie sich mit Ihrem Microsoft Account angemeldet haben. Zudem garantiert Microsoft eine 99,9 prozentige Verfügbarkeit und ist in Problemfällen über einen kostenlosen Support permanent für Sie erreichbar.

Sie müssen die Anwendung weder selbst installieren, noch administrieren und neue Versionen und Updates stehen sofort nach Release zur Verfügung. Dank Hosting in regionalen Rechenzentren werden Datenschutzrichtlinien nach deutschem Gesetz eingehalten.

 

MailStore Server

Der Standard für rechtssichere E-Mail-Archivierung

Mit MailStore Server können Unternehmen alle Vorteile moderner E-Mail-Archivierung einfach und sicher für sich nutzbar machen. Dazu legt MailStore Server perfekte Kopien aller E-Mails in einem zentralen Archiv ab und stellt so die Sicherheit und Verfügbarkeit beliebiger Datenmengen auch über viele Jahre hinweg sicher. Anwender können weiterhin, beispielsweise über eine nahtlose Integration in Microsoft Outlook, auf ihre E-Mails zugreifen und diese extrem schnell durchsuchen.

Vorteile für Ihr Unternehmen

  • Zuverlässige Erfüllung aller relevanten rechtlichen Anforderungen

  • Schnelle Suche über E-Mails und Dateianhänge

  • Schutz vor Datenverlusten

  • Entlastung von E-Mail-Servern

  • Reduzierung des Speicherbedarfs um bis zu 70%

  • Vereinfachung von Backup und Restore

  • Unabhängigkeit von PST-Dateien

  • Abschaffung von Postfachbegrenzungen

Unterstützte E-Mail-Systeme

  • Exchange Server 2003, 2007, 2010, 2013, 2016

  • Microsoft Office 365

  • Google Apps

  • Alle IMAP- oder POP3- kompatiblen E-Mail-Server

  • MDaemon, IceWarp und Kerio Connect

  • PST, EML und andere Dateiformate

  • E-Mail-Clients wie Microsoft Outlook

Rechtliche Anforderungen erfüllen

  • E-Mails müssen genau wie Geschäftsbriefe über Jahre hinweg vollständig, manipulationssicher und jederzeit auffindbar archiviert werden.

  • Anforderungen gelten für alle Unternehmen in DACH.

  • MailStore Server ermöglicht die zuverlässige Einhaltung aller relevanten gesetzlichen Vorgaben.

E-Mails als Beweis nutzen

  • Über die rechtlichen Anforderungen hinaus erleichtert die vollständige und gesetzeskonforme Archivierung die Nutzung von E-Mails im Rahmen von Gerichtsprozessen als Beweis.

  • Sichern Sie Ihr Unternehmen auf diese Weise zusätzlich ab und halten Sie alle E-Mails vollständig und jederzeit schnell durchsuchbar bereit.

Auslagerung der Daten vom E-Mail-Server

  • E-Mails können nach der Archivierung regelbasiert vom E-Mail-Server gelöscht werden.

  • MailStore verwendet kein Stubbing oder andere Technologien mit negativen Performance-Auswirkungen auf den E-Mail-Server.

Integrierte Speichertechnologie

  • Das Archiv kann beliebig große Datenmengen effizient verwalten.

  • MailStore Server bietet eine integrierte Speichertechnologie, die auch bei hohen Benutzerzahlen keinen SQL-Server erfordert.

Sie haben Fragen? Sie haben interesse an einer kostenlosen Beratung? Schreiben Sie uns oder rufen Sie uns zwecks Terminabsprache an.

©2012 by epsedv

  • Facebook Social Icon
  • Twitter Social Icon
  • Google+ Social Icon
  • LinkedIn Social Icon